"Stare" stowarzyszenia zwykłe, tj. takie, które zostały założone przed wprowadzeniem nowelizacji Prawa o stowarzyszeniach (przed 20 maja 2016 r.), powinny dostosować się do nowych przepisów, wprowadzić zmiany w regulaminie i zgłosić się do nowej ewidencji. Mają na to czas do 20 maja 2018 roku. Po tym terminie zostaną rozwiązane z mocy prawa.

Jak dostosować stowarzyszenie zwykłe do nowych przepisów (po 20 maja 2016 r.)
Stowarzyszenia zwykłe były zakładane od początku działania ustawy Prawo o stowarzyszeniach, tj. od roku 1989. Nie miały jednak szeroko zakrojonych możliwości i uprawnień. 20 maja 2016 r. dla stowarzyszeń zwykłych to data „rewolucji w przepisach”. Tego dnia weszła w życie nowelizacja ustawy Prawo o stowarzyszeniach. Zmieniło się podejście, koncepcja tworzenia i funkcjonowania stowarzyszeń zwykłych.
Stowarzyszenia zwykłe zyskały m.in. zdolność prawną czy możliwość korzystania z dotacji. Zmienił się także sposób rejestracji stowarzyszenia zwykłego.
Od 20 maja 2016 r. stowarzyszenia zwykłe tworzone są więc na nowych zasadach. Jednak nowelizacja ma znaczenie również dla stowarzyszeń zwykłych, które powstały wcześniej.

OTO 7 WSKAZÓWEK JAK DOSTOSOWAĆ STOWARZYSZENIE ZWYKŁE DO NOWYCH PRZEPISÓW:

1.    Sprawdź regulamin stowarzyszenia zwykłego
Stowarzyszenia zwykłe działają na podstawie uchwalonego przez siebie regulaminu. Minimalna zawartość regulaminu zgodna z nowymi przepisami wynika z art. 40 ust. 2 ustawy Prawo o stowarzyszeniach. Zgodnie z tym regulamin powinien zawierać informacje o:

•     nazwie
•     celu lub celach i środkach działania
•     terenie działania i siedzibie
•     sposobie nabycia i utraty członkostwa
•     zasadach wyboru przedstawiciela lub zarządu
•     zasadach zmiany regulaminu
•     zasadach rozwiązania stowarzyszenia zwykłego

Do 20 maja 2016 r. zapisy regulaminów nie musiały zawierać takich informacji jak np. zasady zmiany regulaminu czy też rozwiązania stowarzyszenia zwykłego. Po nowelizacji jest to obowiązkowe. Działające stowarzyszenia muszą sprawdzić, czy w regulaminie są takie zapisy.
Jeśli w regulaminie stowarzyszenia zwykłego nie ma wszystkich wymaganych ustawowo zapisów – należy je wprowadzić.
Dodatkowo, choć nie wynika to wprost z przepisu, w regulaminie powinny znaleźć się informacje o możliwych źródłach majątku. Zgodnie z art. 42 ust. 2 i 3 środki na działalność stowarzyszenia zwykłego mogą pochodzić ze składek członkowskich, darowizn, spadków, zapisów, dochodów z majątku stowarzyszenia, ofiarności publicznej (zbiórek publicznych) oraz z dotacji.
To duże rozszerzenie możliwości finansowania wprowadzone w nowelizacji i warto, by takie informacje również były opisane w regulaminie.

2.    Podejmij decyzję: przedstawiciel albo zarząd stowarzyszenia zwykłego
Stowarzyszenie zwykłe może być zarządzane, reprezentowane przez przedstawiciela (tak jak to było przed nowelizacją ustawy - Prawo o stowarzyszeniach) albo przez zarząd. To ważna decyzja. Warto zastanowić się w gronie członków stowarzyszenia zwykłego, jakie rozwiązanie będzie lepsze. Jeśli stowarzyszenie zwykłe jest małe – np. 5-osobowe – to przedstawiciel jest wystarczającym rozwiązaniem. Jeśli stowarzyszenie zwykłe liczy więcej osób, np. 20, to być może warto pomyśleć o zarządzie.
Jeśli stowarzyszenie zwykłe chce powołać zarząd, to w regulaminie muszą się znaleźć odpowiednie zapisy (art. 40 ust. 3):

•     tryb wyboru i uzupełniania składu zarządu
•     kompetencje zarządu
•     warunki ważności uchwał zarządu
•     sposób reprezentowania stowarzyszenia zwykłego, w tym w szczególności zaciągania zobowiązań majątkowych.

3.    Podejmij decyzję: czy komisja rewizyjna
Stowarzyszenie zwykłe może powołać komisję rewizyjną (art. 40 ust. 4). Komisja rewizyjna w stowarzyszeniu zwykłym jest organem nieobowiązkowym. Jeśli stowarzyszenie zwykłe się na to zdecyduje, to w regulaminie muszą się znaleźć zapisy o trybie wyboru i uzupełniania składu oraz kompetencjach tego organu.

4.    Zwołaj zebranie członków stowarzyszenia zwykłego
Dotychczasowy przedstawiciel stowarzyszenia zwykłego powinien zwołać zebranie członków, aby podjąć uchwałę o zmianie regulaminu.
Jeśli stowarzyszenie zwykłe zdecydowało się na zarząd – należy także podjąć uchwałę o wyborze zarządu. Jeśli stowarzyszenie zwykłe pozostaje przy przedstawicielu i będzie to nowa osoba – należy podjąć uchwałę o wyborze przedstawiciela. Stowarzyszenie zwykłe może być nadal reprezentowane przez przedstawiciela działającego do tej pory. Wtedy nie trzeba robić nowych wyborów, choć można w protokole z zebrania zapisać taką informację.
Kolejna uchwała do podjęcia to uchwała o wyborze komisji rewizyjnej – jeśli stowarzyszenie zwykłe zdecydowało się mieć organ nadzoru.
Na zebraniu powinna być także przygotowana lista obecności.  Mimo że nie jest to zebranie założycielskie, gdyż stowarzyszenie już istnieje, to  można przygotować listę obecności wg wytycznych odnoszących się do tworzenia listy członków – założycieli.
Z zebrania stowarzyszenia zwykłego powinien być przygotowany także protokół. Warto pamiętać, że protokół oraz uchwały podpisuje przewodniczący/ca zebrania oraz protokolant/ka. Przewodniczący i protokolant są wybierani na początku zebrania. Przewodniczący prowadzi zebranie. Protokolant sporządza protokół. Nie ma przeszkód, by przewodniczącym/cą zebrania był przedstawiciel stowarzyszenia zwykłego.

5.    Przygotuj dokumenty do ewidencji stowarzyszeń zwykłych
Kolejny krok to przygotowanie dokumentów, jakie należy złożyć w urzędzie prowadzącym ewidencję stowarzyszeń zwykłych (Starostwo Powiatowe). Obowiązek przygotowania i złożenia kompletu dokumentów do ewidencji stowarzyszeń zwykłych spoczywa na przedstawicielu (albo na zarządzie; należy pamiętać, że pod wnioskiem podpisuje się cały zarząd).
Dokumenty, które należy złożyć w urzędzie prowadzącym ewidencję stowarzyszeń:

•     wniosek o wpisanie do ewidencji stowarzyszeń. Wniosek powinien zawierać datę jego sporządzenia, nazwę urzędu, do którego jest kierowany (starosty lub urzędu miasta), adres siedziby stowarzyszenia zwykłego, podpis przedstawiciela albo wszystkich członków zarządu. Nie ma wzoru wniosku o wpisanie do ewidencji stowarzyszeń zwykłych. W praktyce okazuje się, że niektóre urzędy przygotowują dodatkowe wytyczne lub szablony wniosków o wpis do ewidencji. Warto więc sprawdzić na stronie internetowej urzędu, czy jest taka informacja. W związku z tym, że jest to niejako „przerejestrowanie” już działającego stowarzyszenia zwykłego warto we wniosku podać dane indentyfikacyjne stowarzyszenia, tj. adres siedziby, dotychczasowy numer w wykazie stowarzyszeń zwykłych czy też numery REGON, NIP.
•     regulamin działalności – składa się aktualną, nowo uchwaloną na zebraniu członków wersję regulaminu. Uwaga! Regulamin powinien być podpisany przez przedstawiciela albo wszystkich członków zarządu.
•     protokół z zebrania wraz z podjętymi uchwałami (uchwała o zmianie regulaminu, ewentualne uchwały o wyborze przedstawiciela albo zarządu, a także jeśli została wybrana – komisji rewizyjnej).
•     lista obecności – może być przygotowana tak jak lista założycieli czyli zawierać imiona i nazwiska, daty i miejsca urodzenia, adresy zamieszkania, własnoręczne podpisy członków.
•     dane przedstawiciela albo wszystkich członków zarządu – imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL.
•     dane członków komisji rewizyjnej – jeśli została wybrana – imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL.

6.        Złóż dokumenty do urzędu prowadzącego ewidencję stowarzyszeń zwykłych (Starostwo Powiatowe. Wydział Edukacji i Zdrowia)  
Przygotowane dokumenty przedstawiciel albo zarząd składa do odpowiedniego wydziału w starostwie powiatu, na terenie którego mieści się siedziba stowarzyszenia zwykłego.

7.    Czekaj na wpis do ewidencji stowarzyszeń zwykłych
Zgodnie z przepisami urząd ma 7 dni od daty wpłynięcia wniosku na wpisanie stowarzyszenia zwykłego do ewidencji. Jeśli jednak wniosek zawiera braki, np. brakuje czyjegoś podpisu na liście obecności, to urząd wzywa do uzupełnienia tych informacji. W praktyce przedstawiciel albo zarząd dostają informację, co należy uzupełnić. Termin na uzupełnienie to 14 dni od daty otrzymania wezwania. Warto przestrzegać tego terminu, bo jego niedotrzymanie powoduje bezskuteczność wpisu. Innymi słowy stowarzyszenie zwykłe nie zostanie „przerejestrowane” do ewidencji stowarzyszeń zwykłych.
Urząd informuje przedstawiciela albo zarząd o wpisie stowarzyszenia do ewidencji stowarzyszeń zwykłych. W dotychczasowym wykazie może pojawić się adnotacja o wpisie do ewidencji wraz z nadanym numerem ewidencji i datą tego wpisu. Choć tu rozwiązania stosowane przez urzędy mogą być różne.
Pamiętaj! 20 maja 2018 to ostateczny termin na zmianę wpisu w ewidencji stowarzyszeń zwykłych.

Stowarzyszenie zwykłe zachowuje swój stary NIP i REGON
Stowarzyszenia zwykłe działające przed 20 maja 2016 r., mimo że nie miały osobowości prawnej, a jedyną legalną formą finansowania ich działań były składki członkowskie, musiały mieć służący do identyfikacji w urzędzie skarbowym numer NIP oraz identyfikujący i charakteryzujący podmioty gospodarki narodowej numer REGON.
Stare stowarzyszenie zwykłe, zgłaszając się do nowej ewidencji stowarzyszeń zwykłych (i stając się stowarzyszeniem zwykłym w nowym rozumieniu czyli z ułomną osobowością prawną i nowymi uprawnieniami), zachowuje swój stary NIP i REGON.
Ale uzyskanie wpisu do nowej ewidencji powoduje, że zmieniają się dane stowarzyszenia zwykłego. Ta zmiana musi być odnotowana zarówno przez urząd skarbowy, jak i Główny Urząd Statystyczny. Pojawia się więc obowiązek aktualizacji informacji w obu rejestrach.

REGON – stowarzyszenie zwykłe aktualizuje dane w urzędzie statystycznym
REGON to krajowy rejestr urzędowy podmiotów gospodarki narodowej. Numer REGON jest informacją o organizacji, służącą przede wszystkim do:

•     identyfikacji różnych podmiotów wpisywanych do różnych rejestrów i systemów informacyjnych administracji publicznej;
•     ujednoliceniu sposobu opisywania podmiotów;
•     dostarczeniu ogólnej charakterystyki działających podmiotów;
•     tworzenia baz adresowych działających podmiotów;
•     tworzenia baz potrzebnych do badań statystycznych.

Zgodnie z ustawą o statystyce publicznej numer REGON muszą mieć wszystkie stowarzyszenia: zarówno te rejestrowane w KRS, jak i stowarzyszenia zwykłe wpisane do ewidencji starosty. Jedne i drugie muszą także aktualizować zgłoszone informacje.
W przypadku dostosowania do przepisów ustawy - Prawo o stowarzyszeniach i wpisu stowarzyszenia zwykłego do nowej ewidencji stowarzyszeń zwykłych (opisanego wyżej „przerejestrowania”), numer REGON pozostaje ten sam. Zmieniają się jednak dane rejestrowe stowarzyszenia zwykłego, zatem te informacje stowarzyszenie zwykłe musi zaktualizować.
Stowarzyszenie zwykłe aktualizuje dane wypełniając formularz RG-OP (zmiana danych objętych wpisem) i wysyłając go do właściwego oddziału Głównego Urzędu Statystycznego.
Termin określony w przepisach to 7 dni od dnia uzyskania przez stowarzyszenie zwykłe wpisu do nowej ewidencji stowarzyszeń zwykłych. Do formularza RG-OP powinien być też dołączony dokument potwierdzający zmianę, czyli odpis z ewidencji stowarzyszeń zwykłych.

NIP - stowarzyszenie zwykłe aktualizuje dane w urzędzie skarbowym
NIP służy do identyfikacji podmiotów prowadzących działalność i musimy go mieć nawet, jeżeli dochody organizacji pochodzą tylko ze składek członkowskich, tak jak w przypadku starych stowarzyszeń zwykłych, zakładanych przed 20 maja 2016 r. Musimy go mieć nawet jeśli przez jakiś czas nie mamy żadnych dochodów.
Identyfikator podatkowy NIP jest potrzebny organizacji w kontaktach z różnymi urzędami i instytucjami (np. przy zakładaniu konta bankowego, przy wypełnianiu wniosku o dotację, przy podpisywaniu umów z różnymi kontrahentami). Zgodnie z ustawą o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników numer NIP muszą mieć wszystkie stowarzyszenia, tak więc muszą go mieć również stowarzyszenia zwykłe. Podobnie jak w przypadku REGON, muszą też aktualizować zgłoszone informacje.
Analogicznie jak w przypadku numeru REGON, również numer NIP nie zmienia się, kiedy stare stowarzyszenie zwykłe uzyskuje wpis nowej ewidencji stowarzyszeń zwykłych, dostosowując się do zmienionej ustawy - Prawo o stowarzyszeniach.
Z wpisem do nowej ewidencji zmieniają się dane rejestrowe stowarzyszenia zwykłego. Te informacje stowarzyszenia zwykłe musi zaktualizować. Robi to wypełniając formularz NIP-2 (zgłoszenie aktualizacyjne) i wysyłając go do swojego urzędu skarbowego.
Termin określony w przepisach to 7 dni od dnia uzyskania przez stowarzyszenie zwykłe wpisu do nowej ewidencji stowarzyszeń zwykłych.
Poza ustawowym obowiązkiem – stowarzyszenie zwykłe informuje, że działa na nowych zasadach
Warto poinformować o nowych danych stowarzyszenia zwykłego również inne podmioty, z którymi stowarzyszenie zwykłe współpracowało i współpracuje (np. zgłoszenie zmiany danych w banku). Dobrze jest też pochwalić się (np. na stronie internetowej), że stowarzyszenie zwykłe działa teraz na nowych zasadach.